Personvernerklæring

Forge Bemanning AS, org.nr 936 860 192, Skarveien 10, 9406 Harstad, er behandlingsansvarlig for personopplysningene som behandles i Forge Connect. Ansvarlig kontaktperson for personvern er Bjørn Nylund.

Kontakt for personvernspørsmål: post@forgebemanning.no.

• Kandidater og jobbsøkere: navn, kontaktinformasjon, CV, kompetanse, sertifikater og attester, vurderinger av egnethet.
• Ansatte: navn, kontaktinformasjon, stilling, gruppe- og prosjekttilhørighet, kompetanse og sertifikater med utløpsdato, arbeidsavtaler og andre dokumenter, timeføring inkludert inn- og utstempling, kjøregodtgjørelse, diett og kvitteringer, fravær og avvik.
• Kunder og kontaktpersoner: navn, tittel, e-post, telefon, tilknytning til bedrift, bestillinger, prosjektkommunikasjon og tilbakemeldinger.
• Innloggings- og sikkerhetsinformasjon: autentiserings- og sikkerhetsopplysninger, som bruker-ID, innloggingsøkt, tidspunkt for innlogging, rolle og tilgangsnivå. Passord behandles av autentiseringsleverandøren og lagres ikke i lesbar form. I tillegg registreres tekniske logger og e-postleveringsstatus.
• Særlige kategorier: fraværsregistreringer kan indirekte røpe helseforhold (for eksempel sykefravær), og enkelte sertifikater er helseattester. Disse opplysningene er beskrevet særskilt i punkt 7.

Opplysningene kommer i hovedsak fra deg selv, gjennom registrering i portalen, opplastede dokumenter, timeføring, fraværsmeldinger og meldinger i prosjekter. Enkelte opplysninger registreres av Forge, for eksempel rolle, prosjekttildeling, godkjenning av kompetanse og oppfølging av avvik. Kundeopplysninger registreres av kundens kontaktpersoner eller av Forge.

• Rekruttering og vurdering av kandidater. Grunnlag: tiltak før avtaleinngåelse på din anmodning (GDPR art. 6 nr. 1 bokstav b).
• Administrasjon av arbeidsforhold, timeføring, lønnsgrunnlag og oppdrag. Grunnlag: oppfyllelse av arbeidsavtalen (art. 6 nr. 1 bokstav b).
• Dokumentasjon av kompetanse og sertifikater overfor kunde og myndigheter. Grunnlag: rettslig forpliktelse og berettiget interesse i å levere kvalifisert personell (art. 6 nr. 1 bokstav c og f).
• Fravær, HMS og avvikshåndtering. Grunnlag: rettslig forpliktelse etter arbeidsmiljø- og regnskapslovgivningen (art. 6 nr. 1 bokstav c), og for helserelaterte opplysninger art. 9 nr. 2 bokstav b (arbeidsrettslige plikter og rettigheter).
• Kundeoppfølging, bestillinger og prosjektkommunikasjon. Grunnlag: avtale med kunden og berettiget interesse i å drive virksomheten (art. 6 nr. 1 bokstav b og f).
• Regnskap, fakturering og bokføring. Grunnlag: rettslig forpliktelse (art. 6 nr. 1 bokstav c).
• Sikkerhet, innlogging, feilsøking og sikkerhetskopiering. Grunnlag: berettiget interesse i en sikker og stabil tjeneste (art. 6 nr. 1 bokstav f).
• Å beholde profilen din i kandidatbasen og kontakte deg om fremtidige oppdrag. Grunnlag: samtykke (art. 6 nr. 1 bokstav a). Samtykket er frivillig og kan når som helst trekkes tilbake i profilen din.

• Kandidatopplysninger uten samtykke til videre lagring: slettes normalt innen 6 måneder etter avsluttet prosess.
• Kandidatprofil med samtykke: lagres inntil samtykket trekkes tilbake, og gjennomgås minst hvert 2. år.
• Personalopplysninger og arbeidsavtaler: så lenge arbeidsforholdet varer og deretter i inntil 5 år.
• Timelister, diett, kjøregodtgjørelse og kvitteringer: 5 år, jf. bokføringsforskriften.
• Sertifikater og kompetansedokumentasjon: så lenge de er gyldige og deretter i inntil 5 år som dokumentasjon.
• Fraværsregistreringer: som hovedregel inneværende år + 1 år, med mindre lengre lagring er påkrevd.
• Avvik og HMS-saker: 5 år etter at saken er lukket. Personskade kan kreve lengre lagring.
• Kunde- og kontaktopplysninger: så lenge kundeforholdet varer og deretter i inntil 3 år.
• Sikkerhetskopier av databasen: slettes automatisk etter 14 dager.
• E-postlogg og tekniske logger: inntil 12 måneder.

Opplysninger deles bare når det er nødvendig: med kunder om personell som utfører oppdrag for dem (navn, kontaktinformasjon, relevant kompetanse og sertifikater), med lønns- og regnskapsfunksjon, og med offentlige myndigheter når vi er pålagt det. Kunder får ikke tilgang til fravær, helseopplysninger eller personaldokumenter.

Følgende databehandlere og tekniske leverandører brukes i løsningen:

• Lovable (drift og hosting av applikasjonen samt utsendelse av e-post fra løsningen).
• Supabase (database, brukerautentisering og fillagring).
• Cloudflare (levering av nettsiden og infrastruktur).
• Google Drive (sikkerhetskopi av database og dokumenter).

Fraværsregistreringer og helseattester behandles med særlig varsomhet. Opplysningene er kun tilgjengelige for autoriserte roller, administrator og leder, samt for den ansatte selv. Kunder og andre ansatte har ikke tilgang. Årsak til sykefravær registreres ikke i portalen ut over fraværstypen, og skal ikke skrives inn i fritekstfelt.

Data lagres primært i EU/EØS. Enkelte leverandører har støttefunksjoner eller infrastruktur utenfor EØS. Der overføring skjer, bygger den på EU-kommisjonens standard personvernbestemmelser (SCC) og supplerende tiltak.

All trafikk er kryptert. Tilgang krever personlig innlogging, og hva du får se styres av rollen din gjennom tilgangsregler i databasen (Row Level Security). Dokumenter ligger i et lukket lagringsområde og kan bare åpnes av autoriserte, innloggede brukere. De har ingen offentlig lenke.

Det tas tilgangsbegrensede sikkerhetskopier som lagres i Google Drive. Tilgang til sikkerhetskopiene er begrenset til autoriserte personer, og kontoen som brukes er beskyttet med tofaktorautentisering. Sikkerhetskopier av databasen slettes automatisk etter 14 dager.

Du har rett til å be om:

• innsyn i opplysningene vi har om deg
• retting av feil eller ufullstendige opplysninger
• sletting av opplysninger vi ikke lenger har grunnlag for å oppbevare
• begrensning av behandlingen
• dataportabilitet (retten til å få utlevert opplysninger du selv har gitt oss)
• å protestere mot behandling som bygger på berettiget interesse

Er du innlogget, kan du sende forespørselen direkte under «Personvern og data» på profilsiden din. Ellers kan du kontakte oss på post@forgebemanning.no. Vi besvarer forespørsler uten ugrunnet opphold og senest innen én måned. Ved kompliserte eller omfattende forespørsler kan fristen forlenges med inntil to måneder. Du vil i så fall få beskjed innen den første måneden.

Opplysninger vi er lovpålagt å oppbevare, for eksempel timelister og lønnsgrunnlag, kan ikke slettes før oppbevaringstiden er ute. I slike tilfeller forklarer vi hva som beholdes og hvorfor.

Der behandlingen bygger på samtykke, kan du når som helst trekke samtykket tilbake under «Personvern og data» på profilsiden, eller ved å kontakte oss. Tilbaketrekking påvirker ikke lovligheten av behandlingen som allerede er utført. Vi lagrer tidspunkt, valg og hvilken versjon av denne erklæringen som gjaldt da samtykket ble gitt.

Mener du at vi behandler personopplysninger i strid med regelverket, kan du klage til Datatilsynet. Vi setter pris på at du kontakter oss først, slik at vi kan rette opp. www.datatilsynet.no

Nettsiden og Forge Connect bruker kun nødvendige informasjonskapsler og tilsvarende lokal lagring i nettleseren din. Vi bruker ingen analyse-, sporings- eller markedsføringsverktøy, og derfor vises ingen samtykkebanner.

• Innloggingsøkt (nødvendig). Holder deg innlogget og sikrer forespørslene dine.
• Språkvalg (nødvendig funksjonell preferanse). Husker om du bruker norsk eller engelsk.
• Menyvisning (nødvendig funksjonell preferanse). Husker om sidemenyen er åpen eller lukket.
• Pågående stempling (nødvendig). Gjør at en påbegynt innstempling overlever at siden lastes på nytt.
• __cf_bm (nødvendig sikkerhet). Cloudflare kan plassere den nødvendige sikkerhetsinformasjonskapselen __cf_bm for å beskytte nettsiden mot automatiserte angrep og misbruk. Informasjonskapselen brukes ikke til markedsføring.

Skrifttypene som brukes på nettsiden lastes fra vår egen server. Nettleseren din trenger derfor ikke å kontakte eksterne tjenester for å vise siden.

Du kan slette lagrede data i nettleserinnstillingene, men da må du logge inn på nytt og enkelte innstillinger nullstilles.

Erklæringen kan bli oppdatert. Versjonsnummer og dato øverst viser gjeldende versjon, og vesentlige endringer varsles til innloggede brukere.

Forge Bemanning AS, Skarveien 10, 9406 Harstad. E-post: post@forgebemanning.no.